Hiện nay, có rất nhiều khách hàng là doanh nghiệp xuất khẩu vẫn còn gặp phải các vướng mắc trong Quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển, chuẩn bị giấy tờ, thủ tục hải quan.

Kiểm tra thông tin và xác nhận Booking

Trước khi xác nhận booking cho hãng tàu, FWD sẽ gửi lại cho chủ hàng thông tin booking. Bạn cần kiểm tra các thông tin có chính xác hay phù hợp với yêu cầu của bạn hay không. Các thông tin bạn cần lưu ý: Cảng đi, cảng đến, loại và kích cỡ container (Cont khô hay lạnh, loại cao hay thường, loại 20′ hay 40′), các thông số kỹ thuật trong container.

Tham khảo: Kích thước container tiêu chuẩn 10, 20, 40, 45, 50 feet

Một số thông tin mà nhà nhập khẩu có thể bỏ qua vì nhà xuất khẩu đã lên kế hoạch sắp xếp trước đó như: Hạn nộp thông tin làm B/L (Cut off SI), giờ cắt máng (Cut off CY); nơi lấy rỗng; nơi hạ container đầy,…Nếu có bất cứ sai sót nào, bạn yêu cầu bên cấp booking chỉnh sửa lại thông tin và gửi lại cho bạn cho đến khi đạt yêu cầu của bạn.

Tham khảo: Cách tra cứu container online chính xác, dễ dàng

Quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển

Bước đầu tiên trong quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển là việc ký kết hợp đồng giữa 2 bên với các điều khoản được thỏa thuận.

Sau khi hợp đồng được ký kết, người xuất khẩu sẽ tiến hành các công việc theo hợp đồng với các bước tiếp theo dưới đây.

Trường hợp 1: Không phải xin giấy phép xuất khẩu đối với những hàng hóa hoặc dịch vụ

Khi cơ quan hoặc doanh nghiệp bạn kinh doanh những mặt hàng thông thường được sự cho phép của cơ quan chủ quản hoặc các bộ chuyên ngành.

Trường hợp 2: Bắt buộc phải xin giấy phép xuất khẩu

Đối với những hàng hóa thuộc diện quản lý đặc biệt của chính phủ.

Những hàng hóa cần cấp phép xuất khẩu là những mặt hàng bị hạn chế hay xuất khẩu có điều kiện, khi kinh doanh những mặt hàng này đòi hỏi phải xin giấy phép từ các cơ quan có thẩm quyền.

Bộ hồ sơ xin giấy phép xuất khẩu bao gồm:

Hồ sơ pháp nhân của công ty (giấy đăng ký kinh doanh, mã số thuế, mã số XNK).

Một trong những nội dung quan trọng trong quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển là vấn đề thanh toán.

Những vướng mắc trong vấn đề thanh toán thường mang lại rủi ro cao cho nhà xuất khẩu. Nội dung của điều khoản thanh toán dù đã được đề cập rất rõ trong hợp đồng nhưng cũng chưa đảm bảo chắc chắn rằng rủi ro thanh toán sẽ không xảy ra. Nghiệp vụ kiểm tra xác nhận thanh toán là một trong những nghiệp vụ rất quan trọng khi tổ chức thực hiện hợp đồng ngoại thương theo những điều khoản trong hợp đồng.

Căn cứ vào hình thức thanh toán có thể tóm lược nghiệp vụ kiểm tra xác nhận thanh toán của các bạn hàng như sau:

Trường hợp 1: Thanh toán bằng tiền mặt

Khi thanh toán bằng tiền mặt đòi hỏi nhà xuất khẩu phải hoàn tất các thủ tục thanh toán để làm chứng từ kế toán.

Chứng từ quan trọng nhất để thanh toán bằng tiền mặt là hóa đơn kiêm phiếu thu tiền.

Hóa đơn thương mại hay phiếu thu tiền kiêm hóa đơn bán hàng đều là những chứng từ ghi nhận các nội dung về hàng hóa, số lượng đơn giá  và số tiền thanh toán.

Lưu ý quan trọng nhất khi thanh toán bằng tiền mặt là nhà xuất khẩu hàng hóa phải kiểm tra được chất lượng tiền và số lượng tiền.

(Ví dụ: Hóa đơn kiêm phiếu thu tiền)

Trường hợp 2: Thanh toán bằng phương thức nhờ thu

Trong trường hợp thanh toán bằng phương thức nhờ thu thì nhà xuất khẩu phải cẩn trọng hơn vì phương thức này thường không an toàn cho nhà xuất khẩu.

Khi thanh toán bằng phương thức nhờ thu nhà xuất khẩu cần phải xem xét uy tín và tiềm lực tài chính của đối tác qua các nghiệp vụ thẩm tra quốc tế, thông thường quá trình thẩm tra được tiến hành trước khi có quyết định ký hợp đồng ngoại thương với điều khoản thanh toán nhờ thu.

Chú ý: Lưu ý quan trọng nhất khi thanh toán bằng phương thức nhờ thu là nhà xuất khẩu phải thẩm định được khả năng thanh toán của nhà nhập khẩu bằng cách gửi các chứng từ liên quan như: Đơn bảo lãnh của ngân hàng, Cam kết thanh toán, Báo cáo tài chính thường niên 2 năm có kiểm toán.

Trường hợp 3: Thanh toán bằng điện chuyển tiền (T/T, TTR)

Trong trường hợp thanh toán bằng điện chuyển tiền nhà xuất khẩu thường quan tâm tới thời điểm thanh toán.

Nếu được thanh toán trước thì các nhà xuất khẩu chỉ cần kiểm tra bản fax, điện chuyển tiền của đối tác để đối chiếu với tài khoản ngoại tệ ở ngân hàng.

Trên thực tế khi nhận được giấy báo có của ngân hàng thì nhà xuất khẩu mới thực sự an tâm xuất hàng hóa và đảm bảo thanh toán được tiền hàng.

Chú ý: Để đảm báo chắc chắn nhà xuất khẩu nhận được tiền từ đối tác thì nhà xuất khẩu phải làm 2 nghiệp vụ sau:

Trường hợp 4: Thanh toán bằng thư tín dụng chứng từ (L/C)

Chú ý: Chú ý để rủi ro mà nhà xuất khẩu phải chịu là thấp nhất thì trong hợp đồng ngoại thương nhà nhập khẩu lên đàm phán để có được phương thức thanh toán bằng L/C không hủy ngang và có xác nhận.

Đóng gói hàng, ký hiệu chuyên chở

Có 2 phương án là đóng gói hàng tại kho và đóng gói hàng tại cảng:

.Lô hàng cần phải được ghi đầy đủ các thông tin bào gồm: tên mặt hàng, nước sản xuất, trọng lượng tịnh, trọng lượng bì, các ký hiệu hướng dẫn vận chuyển.

Quy trình đóng hàng tại cảng đòi hỏi nhiều giấy tờ và thủ tục hơn tuy nhiên về cơ bản có hình thức tương tự đóng hàng tại kho.

.Cần chuẩn bị bộ chứng từ để làm thủ tục xuất khẩu, bao gồm:

Chi tiết các bước thủ tục và hồ sơ hải quan, bạn có thể tìm hiểu trong bài viết về cách làm thủ tục hải quan.

Với điều kiện FOB, thì sau khi hoàn thành các thủ tục trên thì người bán cơ bản đã hoàn thành nghĩa vụ của mình. Còn nếu công ty bạn xuất CIF thì cần thêm các bước sau:

Gửi SI cho hãng tàu, xác nhận nội dung B/L, nhận B/L gốc (nếu có)

Sau khi hàng hóa đã về cảng và hoàn tất thủ tục hải quan, người bán cần gửi chi tiết  Bill, hay Hướng dẫn gửi hàng cho hãng tàu trước thời hạn Cut-off Time. Tốt nhất  yêu cầu họ xác nhận, để đảm bảo chắc chắn họ đã nhận được hàng hóa trước thời hạn.

Dựa vào thông tin SI, bên vận chuyển sẽ gửi bản nháp vận đơn.  Cần kiểm tra kỹ lưỡng, nếu có bổ sung chỉnh sửa thì phải báo sớm với hãng tàu.  Và khi tàu xuất phát, bên vận chuyển sẽ gửi cho bạn Vận đơn gốc (Original B/L). Trường hợp chủ hàng yêu cầu yêu cầu vận đơn giao hàng bằng điện thì họ thường phải nộp thêm 1 khoản  phí Telex Fee.

Điều Xe Vận Chuyển Hàng Về Kho:

Sau khi thanh lý xong, bạn tới phòng thương vụ cảng, cầm D/O (Còn hạn) để đóng tiền in phiếu nâng container. (Phiếu EIR). Giao cho tài xế 1 số chứng từ như phiếu EIR, D/O, giấy mượn container về kho riêng. Để tài xế trình hải quan giám sát cổng và tiến hành lấy container ra khỏi cảng chở về kho.

Giấy thông báo hàng đến – arrival notice

Sau khi kiểm tra thông tin trên thông báo hàng đến, bạn tiến hành lấy lệnh giao hàng (D/O). Để lấy được bộ lệnh giao hàng từ hãng tàu hoặc đại lý, bạn cần chuẩn bị đầy đủ các loại giấy tờ theo yêu cầu.

Đối với hợp đồng thanh toán bằng thư tín dụng (L/C), khi đến hãng tàu nhận bộ lệnh giao hàng bạn phải mang vận đơn gốc có ký hậu của ngân hàng.

Thông thường, bộ lệnh giao hàng có 4 bản do hãng tàu cung cấp để người nhận hàng làm giấy cược container, gia hạn, đối chiếu Manifest và in phiếu giao nhận container.

Bước 4: Chuẩn bị và kiểm tra hàng xuất khẩu

Tại bước này chủ hàng sẽ tiến hành lên kế hoạch để sản xuất hàng hóa, đảm bảo về mặt chất lượng cho đến số lượng như đã cam kết trong hợp đồng. Sau đó lên kế hoạch lấy container để có thể tiến hành đóng hàng, kiểm tra hàng và tiến hành niêm phong để xuất hàng.

Kiểm tra hàng hóa là bước quan trọng để tránh các vấn đề rắc rối phát sinh

✍ Xem thêm: Quy trình nhập khẩu hàng hóa chi tiết